Registre unique du personnel dématérialisé : ce que la loi exige d'un fichier ou d'un logiciel

Ce que disent les textes

Le registre unique du personnel est tenu dans tout établissement qui emploie des salariés (L1221-13). La loi autorise à déroger au registre papier « pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques » (L1221-14), dans les conditions de l'article L8113-6 : des garanties de contrôle équivalentes doivent être maintenues. La fiche officielle F1784 le résume : aucune forme n'est imposée, un support numérique est possible après consultation du CSE.

« De façon indélébile » : le point faible du tableur

L'article L1221-13 exige que les nom et prénoms soient portés au moment de l'embauche et de façon indélébile. Sur papier, c'est l'encre. Sur un fichier Excel ou un tableur en ligne, n'importe quelle ligne s'efface ou se réécrit : c'est exactement le risque d'altération que l'article D8113-2 interdit. Trois gestes simples comblent l'écart :

• Protégez la feuille : les lignes déjà remplies sont verrouillées, seule la première ligne vide reste modifiable.
• Exportez un PDF à chaque inscription (embauche, sortie, changement de contrat) et gardez tous les PDF datés dans un même dossier : c'est la trace de l'ordre des embauches.
• N'effacez jamais une ligne : un salarié parti reste inscrit, avec sa date de sortie. Les événements postérieurs à l'embauche sont ajoutés au moment où ils surviennent (D1221-25).

Logiciel de paie, SIRH, DSN

Beaucoup de logiciels de paie et de SIRH éditent un registre unique du personnel. Il remplit l'obligation s'il contient toutes les mentions, s'il garde les salariés sortis pendant 5 ans et s'il peut être imprimé ou affiché sur place lors d'un contrôle. Vérifiez trois points : l'export comprend la partie stagiaires et volontaires en service civique (L1221-13), les annexes (copie des titres de travail des salariés étrangers, D1221-24) sont accessibles, et l'historique survit à un changement d'abonnement.

La déclaration sociale nominative (DSN) envoyée chaque mois n'est pas citée par ces textes comme un support de substitution : le registre doit rester tenu dans l'établissement et à la disposition du CSE et des agents de contrôle (L1221-15).

Entreprise sans CSE

Le CSE n'est mis en place qu'à partir de 11 salariés. Sans CSE, il n'y a pas d'avis à recueillir ni à transmettre : les textes ne prévoient pas d'autre formalité. Les exigences de fond restent les mêmes : toutes les mentions, aucune altération possible, présentation sur place, conservation 5 ans.

Données personnelles

Un registre informatique est un traitement de données nominatives. L'article D8113-3 demande à l'employeur d'en justifier auprès de l'inspection du travail en renvoyant à la déclaration préalable de la loi du 6 janvier 1978, une rédaction antérieure au RGPD. La fiche F1784 range aujourd'hui le registre RGPD parmi les registres de l'entreprise : le fichier du personnel y a sa place, avec ses destinataires et sa durée de conservation.

Passer au registre dématérialisé en 5 étapes

1. Consultez le CSE s'il existe, avant la mise en place, et adressez son avis à l'inspection du travail.
2. Reprenez l'historique : tous les salariés présents et ceux partis depuis moins de 5 ans, dans l'ordre des embauches, puis les stagiaires dans leur partie spécifique.
3. Contrôlez les colonnes une à une avec la liste de l'article D1221-23 donnée sur la page registre unique du personnel.
4. Verrouillez le fichier et fixez la règle : un export PDF daté à chaque mouvement.
5. Gardez l'ancien registre papier 5 ans après le départ du dernier salarié qui y figure (R1221-26).

Le registre gratuit existe : un tableur bien construit suffit. Ce qui prend du temps, c'est d'avoir toutes les colonnes justes et une méthode de tenue qui résiste à un contrôle. C'est ce que contient le modèle ci-dessous.

Accès immédiat : en payant, vous demandez l'exécution immédiate et renoncez à votre droit de rétractation (art. L221-28 13° du Code de la consommation).

Questions fréquentes

Un registre du personnel sur Excel est-il légal ?

Oui, à condition qu'il contienne toutes les mentions, qu'aucune ne puisse être altérée, qu'il soit présenté et conservé comme le registre papier (D8113-2) et que l'avis du CSE, s'il existe, soit adressé à l'inspection du travail (D1221-27).

Je n'ai pas de CSE : dois-je prévenir l'inspection du travail ?

Les textes demandent d'adresser l'avis du CSE. Sans CSE, il n'y a pas d'avis : aucune autre formalité n'est prévue, mais les conditions de tenue restent les mêmes.

Combien de temps garder un registre dématérialisé ?

Comme le registre papier : 5 ans à compter du départ de chaque salarié ou stagiaire (R1221-26 et D8113-2), y compris en cas de changement de logiciel.

Quelle sanction si le registre est incomplet ?

Une contravention de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées (R1227-7) ; la fiche F1784 indique jusqu'à 750 € par salarié concerné.

Sources officielles

• Article L1221-14 du Code du travail (registre tenu par d'autres moyens) — Code du travail numérique
• Article D1221-27 du Code du travail (support de substitution, avis du CSE) — Code du travail numérique
• Article D8113-2 du Code du travail (exigences du support de substitution) — Code du travail numérique
• Article L2315-5 du Code du travail (consultation préalable du CSE) — Code du travail numérique
• Registres obligatoires dans l'entreprise — Entreprendre Service Public, fiche F1784 (vérifiée le 05/02/2026)

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