Registre unique du personnel

Chaque établissement tient un registre où sont inscrits, dans l'ordre des embauches, les nom et prénoms de tous les salariés, au moment de l'embauche et de façon indélébile. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique. Le registre est tenu à la disposition du CSE et des agents de contrôle. Un support numérique est possible, après avis du CSE.

Tout établissement employant des salariés, dès le premier salarié (non obligatoire pour les associations et fondations utilisant le chèque-emploi associatif, selon service-public.gouv.fr).Jusqu'à 750 € par salarié
Le modèle prêt à remplir — 29 €Vérifier mes obligations
En cas de contrôle : Méconnaître les dispositions relatives au registre unique du personnel (L. 1221-13, L. 1221-15, L. 1221-15-1, D. 1221-23 à R. 1221-26) : contravention de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées concernées (R. 1227-7). 750 € au plus par personne concernée (3 750 € pour une personne morale, art. 131-41 du Code pénal). (source)

Ce que le document doit contenir

  • Nom et prénoms de chaque salarié, dans l'ordre des embauches (L. 1221-13)
  • Mentions complémentaires de l'article D. 1221-23 (voir rubrique « registre_personnel_mentions »)
  • Partie spécifique pour les stagiaires (D. 1221-23-1) et les volontaires en service civique (L. 1221-13)
  • Annexes : copie des titres de travail des salariés étrangers (D. 1221-24) et accusés de réception des déclarations de détachement (D. 1221-24-1)

Mise à jour

Inscription au moment de l'embauche ; les événements postérieurs (sortie, changement de contrat…) sont portés au registre au moment où ils surviennent (D. 1221-25).

Conservation

5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (R. 1221-26).

Les mentions obligatoires

  • Nom et prénoms de tous les salariés, inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile (L. 1221-13)
  • Nationalité (D. 1221-23, 1°)
  • Date de naissance (D. 1221-23, 2°)
  • Sexe (D. 1221-23, 3°)
  • Emploi (D. 1221-23, 4°)
  • Qualification (D. 1221-23, 5°)
  • Dates d'entrée et de sortie de l'établissement (D. 1221-23, 6°)
  • Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d'autorisation (D. 1221-23, 7°)
  • Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (D. 1221-23, 8°)
  • Pour les titulaires d'un CDD : mention « contrat à durée déterminée » (D. 1221-23, 9°)
  • Pour les salariés temporaires : mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire (D. 1221-23, 10°)
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier (D. 1221-23, 11°)
  • Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel » (D. 1221-23, 12°)
  • Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » (D. 1221-23, 13°)
  • Stagiaires, dans une partie spécifique : nom et prénoms ; dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ; nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire (D. 1221-23-1)
  • Volontaires en service civique, dans une partie spécifique (L. 1221-13) : nom et prénoms (service-public.gouv.fr)
  • Événements postérieurs à l'embauche portés au moment de leur survenance (D. 1221-25)
  • Annexe : copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers (D. 1221-24)
  • Annexe : accusés de réception des déclarations de détachement pour les salariés détachés accueillis (D. 1221-24-1 et L. 1221-15-1)

Base légale : Art. L1221-13 du Code du travail · Art. L1221-15 du Code du travail · Art. D1221-23 du Code du travail · Art. D1221-23-1 du Code du travail · Art. D1221-25 du Code du travail · Art. R1221-26 du Code du travail · Art. D1221-27 du Code du travail · Art. R1227-7 du Code du travail

Registres obligatoires (personnel + sécurité)

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Questions fréquentes

Puis-je tenir le registre du personnel sur un logiciel ?

Oui. Il peut être dérogé au registre papier par d'autres moyens, notamment informatiques (L. 1221-14). Les exigences des articles D. 8113-2 et D. 8113-3 s'appliquent alors et l'employeur adresse à l'inspection du travail l'avis du CSE (D. 1221-27).

Dois-je y inscrire les stagiaires et les intérimaires ?

Les stagiaires, oui, dans une partie spécifique (nom et prénoms, dates du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence – D. 1221-23-1). Les intérimaires figurent avec la mention « salarié temporaire » et le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (D. 1221-23, 10°).

Combien de temps garder le registre après le départ d'un salarié ?

Les mentions sont conservées 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire (R. 1221-26).

Quelle amende en cas d'oubli ?

Une contravention de 4e classe par personne concernée (R. 1227-7), soit 750 € au plus par salarié pour un entrepreneur individuel et 3 750 € pour une société (art. 131-13 et 131-41 du Code pénal).

Qui peut demander à consulter le registre ?

Le comité social et économique et les agents chargés de contrôler l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (L. 1221-15), notamment l'inspection du travail et l'Urssaf.

Sources officielles

Les autres obligations