Stagiaire dans le registre unique du personnel : les 4 mentions, la partie spécifique et ce que le contrôle vérifie
Oui, chaque stagiaire est inscrit au registre unique du personnel, dans une partie spécifique, dans l'ordre d'arrivée (L1221-13). Quatre informations suffisent : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence (D1221-23-1). Cette partie sert aussi à l'inspection du travail pour vérifier le nombre de stagiaires et de stagiaires par tuteur.
Publié le 13/10/2026 · textes officiels lus le 13/10/2026
Accès immédiat : en payant, vous demandez l'exécution immédiate et renoncez à votre droit de rétractation (art. L221-28 13° du Code de la consommation).
Une partie à part, dans l'ordre d'arrivée
Le stagiaire n'est pas un salarié : il n'entre pas dans la liste des embauches et l'employeur ne fait pas de déclaration préalable à l'embauche (fiche F20559). Mais il figure au registre : l'article L1221-13 impose d'inscrire les nom et prénoms des stagiaires et des volontaires en service civique « dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel ».
Les 4 mentions de l'article D1221-23-1
| Mention | Exemple |
|---|---|
| Nom et prénoms du stagiaire | MARTIN Léa |
| Date de début du stage ou de la période de formation en milieu professionnel | 03/11/2026 |
| Date de fin | 27/02/2027 |
| Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence | DURAND Marc ; salon, 12 rue des Lilas |
Si le stage est prolongé ou interrompu, la nouvelle date est portée au moment où l'événement survient (D1221-25). Les mentions sont conservées 5 ans à compter du départ du stagiaire (R1221-26). L'employeur tient aussi la liste des conventions de stage (F20559) : la convention, signée par le stagiaire, l'établissement d'enseignement, l'enseignant référent, le tuteur et vous, reste à part du registre.
Ce que le contrôle vérifie avec cette partie du registre
Les dates et le nom du tuteur permettent de vérifier, en une lecture, les règles de la fiche officielle F20559 (vérifiée le 1er janvier 2026) :
| Règle | Seuil |
|---|---|
| Stagiaires en même temps | Moins de 20 salariés : 3 au maximum. À partir de 20 salariés : 15 % de l'effectif sur une même semaine civile, arrondi à l'entier supérieur (45 salariés : 7 stagiaires). |
| Stagiaires par tuteur | 3 au maximum sur une même période. |
| Durée | 6 mois au plus par organisme d'accueil et par année d'enseignement, soit 924 heures de présence. |
| Délai entre deux stagiaires sur le même poste | Un tiers de la durée du stage précédent (2 mois après un stage de 6 mois), sauf si le stagiaire a interrompu son stage. |
| Gratification | Due au-delà de 2 mois consécutifs (44 jours à 7 heures) ou à partir de la 309e heure, au moins 4,50 € par heure de présence en 2026, versée chaque mois dès le premier jour. |
En cas de manquement, la fiche F20559 indique une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire concerné, 4 000 € en cas de nouveau manquement dans l'année. L'absence de registre ou de mentions relève, elle, de la contravention de 4e classe par personne concernée (R1227-7).
Formation en milieu professionnel, service civique, apprentissage
- Période de formation en milieu professionnel : l'article D1221-23-1 la cite avec le stage ; mêmes mentions, même partie du registre.
- Volontaire en service civique : partie spécifique, nom et prénoms, dans l'ordre d'arrivée (L1221-13).
- Apprenti : c'est un salarié. Il est inscrit dans la liste principale, dans l'ordre des embauches, avec la mention « apprenti » (D1221-23) et les autres mentions des salariés.
Le jour où le stagiaire arrive
- Vérifiez que la convention est signée par toutes les parties.
- Inscrivez-le dans la partie stagiaires du registre, à la suite du dernier arrivé.
- Comptez les stagiaires présents la même semaine et ceux suivis par le même tuteur.
- Notez la date à partir de laquelle la gratification devient due.
- Présentez-lui les consignes de sécurité du poste : le stagiaire est soumis aux règles d'hygiène, de sécurité et de discipline générale du règlement intérieur s'il en existe un (fiche F1905), et les risques de son poste figurent dans votre document unique.
À la fin du stage, remettez l'attestation de stage (durée et, le cas échéant, gratification versée) et gardez la ligne du registre 5 ans. Toutes les autres mentions du registre, salarié par salarié, sont sur la page registre unique du personnel.
Registres obligatoires (personnel + sécurité)
Le registre Excel à votre nom, avec un onglet dédié aux stagiaires et aux volontaires en service civique (colonnes de l'article D1221-23-1) et le rappel des règles de tenue ; le registre de sécurité est fourni avec.
Accès immédiat : en payant, vous demandez l'exécution immédiate et renoncez à votre droit de rétractation (art. L221-28 13° du Code de la consommation).
Questions fréquentes
Faut-il inscrire un stagiaire au registre unique du personnel ?
Oui, dans une partie spécifique, dans l'ordre d'arrivée (L1221-13), avec ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, les nom et prénoms du tuteur et son lieu de présence (D1221-23-1).
Faut-il une DPAE pour un stagiaire ?
Non. Le stagiaire n'est pas un salarié : pas de déclaration préalable à l'embauche, mais une convention de stage et l'inscription au registre (fiche F20559).
Combien de stagiaires une TPE peut-elle accueillir ?
Moins de 20 salariés : 3 stagiaires au maximum en même temps. Un même tuteur suit 3 stagiaires au plus sur une même période (fiche F20559).
Combien de temps garder la ligne d'un stagiaire ?
5 ans à compter de la date à laquelle il a quitté l'établissement (R1221-26).
Sources officielles
- Article L1221-13 du Code du travail (registre unique du personnel, partie stagiaires) — Code du travail numérique
- Article D1221-23-1 du Code du travail (mentions pour les stagiaires) — Code du travail numérique
- Article R1221-26 du Code du travail (conservation 5 ans) — Code du travail numérique
- Stages : obligations de l'employeur — Entreprendre Service Public, fiche F20559 (vérifiée le 01/01/2026)
- Registres obligatoires dans l'entreprise — Entreprendre Service Public, fiche F1784 (vérifiée le 05/02/2026)
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