Accueillir un nouveau salarié : la check-list, de la veille de l'embauche à la fin de la première année

Avant l'arrivée

• La déclaration préalable à l'embauche (DPAE). L'embauche ne peut intervenir qu'après cette déclaration nominative (article L1221-10). Elle part à l'Urssaf (ou à la MSA en agriculture) au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai. Elle sert aussi à demander la visite d'information et de prévention au service de prévention et de santé au travail.
• La copie pour le salarié. Remettez-lui une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception ; l'obligation est réputée remplie si le contrat écrit mentionne l'organisme destinataire.
• Le registre unique du personnel. Nom et prénom inscrits au moment de l'embauche, dans l'ordre des embauches, sans possibilité d'effacement ; les stagiaires vont dans une partie à part (article L1221-13). Le détail des colonnes : registre unique du personnel.
• Travailleur de nuit ou salarié de moins de 18 ans : la visite d'information et de prévention a lieu avant l'affectation au poste (article R4624-18). Demandez-la tôt.

Le premier jour

La formation à la sécurité est adaptée à l'expérience et à la langue du salarié, se fait pendant l'horaire normal et compte comme temps de travail (article R4141-5). Elle est à la charge de l'employeur (article L4141-4). Montrez aussi l'affichage obligatoire, la trousse de secours et le plan d'évacuation (consignes incendie).

Dans les trois mois

• La visite d'information et de prévention : au plus tard trois mois après la prise effective du poste (article R4624-10), réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail.
• Le temps et les frais : la visite se fait sur le temps de travail sans retenue de salaire, sinon elle est payée comme du travail effectif ; le trajet et les frais de transport sont à la charge de l'employeur (article R4624-39).
• L'attestation de suivi : remise au salarié et à l'employeur à la fin de la visite, avec la date de la prochaine.
• La dispense possible : pas de nouvelle visite si le salarié en a eu une dans les cinq ans précédant l'embauche, pour un emploi identique aux risques équivalents, que le professionnel de santé dispose de la dernière attestation et qu'aucun avis d'inaptitude ni aménagement n'a été émis sur la période (article R4624-15).

Dans la première année

Le premier entretien de parcours professionnel a lieu au cours de la première année suivant l'embauche (article L6315-1, version en vigueur depuis le 31/12/2025). Notez la date limite dès l'arrivée.

Les cas qui changent la liste

• CDD, intérimaire ou stagiaire sur un poste à risques particuliers : formation renforcée à la sécurité, accueil et information adaptés ; la liste de ces postes est établie après avis du médecin du travail et du CSE s'il existe (article L4154-2).
• Stagiaire : il s'inscrit dans la partie du registre réservée aux stagiaires, dans l'ordre d'arrivée (article L1221-13).
• Salarié qui change de poste en cours de route : la formation à la sécurité est refaite pour le nouveau poste ou la nouvelle technique (article L4141-2).
• Plusieurs lieux de travail : la DPAE est faite pour chaque lieu où vous employez des salariés (article L1221-10).

Les pièces à garder

1. L'accusé de réception de la DPAE.
2. Le registre unique du personnel à jour.
3. La fiche de formation à la sécurité, datée et signée par le formateur et le salarié.
4. La trace de la remise des EPI.
5. L'attestation de suivi de la visite d'information et de prévention.

Les articles cités n'imposent pas de forme pour la fiche de formation ni pour la remise des EPI : c'est la preuve qui compte si l'inspection du travail demande comment le salarié a été formé. Pour gagner du temps, le livret d'accueil sécurité du Pack Employeur complet regroupe cette check-list, la fiche de formation et une fiche de poste ; ce sont des modèles à adapter, pas un conseil juridique.

Accès immédiat : en payant, vous demandez l'exécution immédiate et renoncez à votre droit de rétractation (art. L221-28 13° du Code de la consommation).

Questions fréquentes

Puis-je faire la DPAE le jour même de l'embauche ?

Oui, tant qu'elle est faite avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai. Elle peut être faite au plus tôt 8 jours avant.

Quand inscrire le salarié au registre du personnel ?

Au moment de l'embauche, dans l'ordre des embauches. Les mentions ne peuvent pas être effacées (article L1221-13).

La visite médicale doit-elle avoir lieu avant le premier jour ?

Non en général : la visite d'information et de prévention a lieu dans les trois mois. Elle a lieu avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou de moins de 18 ans (articles R4624-10 et R4624-18).

Qui paie le trajet jusqu'au service de santé au travail ?

L'employeur : le temps de trajet et les frais de transport sont à sa charge (article R4624-39).

Sources officielles

• Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé — Entreprendre Service Public, fiche F23107 (vérifiée le 01/06/2026)
• Article L1221-13 du Code du travail — Code du travail numérique
• Article L4141-2 du Code du travail — Légifrance
• Article R4624-10 du Code du travail — Légifrance
• Article R4624-39 du Code du travail — Code du travail numérique

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Information générale, à jour à la date indiquée ; ce n'est pas un conseil juridique. Pour un cas particulier, l'administration compétente (DDPP, préfecture, mairie) répond gratuitement.