Conservation du document unique : 40 ans, toutes les versions, et où en est le dépôt en ligne

Ce que disent les textes

Deux articles du Code du travail encadrent la conservation, tous deux en vigueur depuis le 31 mars 2022 :

• L'article L4121-3-1, V, A : le document unique, dans ses versions successives, est conservé par l'employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs et de toute personne ou instance qui justifie d'un intérêt à y avoir accès. La durée ne peut être inférieure à 40 ans.
• L'article R4121-4 fixe cette durée : 40 ans à compter de l'élaboration du document et de chacune de ses versions antérieures.

Concrètement, la version de 2026 se garde jusqu'en 2066, celle de 2027 jusqu'en 2067. Supprimer une ancienne version parce qu'une nouvelle l'a remplacée est une erreur.

Pourquoi 40 ans

Le document sert de trace des expositions passées. Un ancien salarié, des années après son départ, peut en avoir besoin pour faire reconnaître une maladie liée à son travail. C'est pour cela que l'article L4121-3-1 ouvre l'accès aux anciens travailleurs, et pas seulement aux salariés en poste.

Qui peut le consulter

L'article R4121-4 liste notamment :

• les travailleurs et les anciens travailleurs, pour les versions en vigueur pendant leur période d'activité dans l'entreprise ;
• les membres de la délégation du personnel au comité social et économique ;
• le service de prévention et de santé au travail ;
• les agents de l'inspection du travail ;
• les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Un avis affiché à une place convenable et facilement accessible indique aux salariés comment consulter le document (article R4121-4).

Le dépôt sur un portail numérique : où en est-on au 12/10/2026

L'article L4121-3-1, V, B prévoit que le document unique et ses mises à jour soient déposés sur un portail numérique géré par un organisme issu des organisations professionnelles d'employeurs représentatives, dont le cahier des charges doit être agréé par le ministre du travail. Le texte fixait le 1er juillet 2023 pour les entreprises d'au moins 150 salariés, et au plus tard le 1er juillet 2024 pour les autres, selon un calendrier à fixer par décret.

Ce que nous avons pu vérifier sur les sources officielles :

• l'article R4121-4, dans sa version en vigueur, prévoit toujours que, jusqu'à l'entrée en vigueur de l'obligation de dépôt, l'employeur conserve les versions successives au sein de l'entreprise, sur papier ou sous forme dématérialisée ;
• l'INRS indique, dans sa page juridique mise à jour le 04/10/2024, que le portail n'est toujours pas disponible ;
• la fiche officielle d'Entreprendre Service Public sur le document unique, vérifiée le 22/07/2026, ne mentionne aucun portail de dépôt.

En pratique, vous gardez donc vous-même toutes les versions. Si un service vous présente un dépôt en ligne comme obligatoire, vérifiez d'abord sur service-public.gouv.fr avant de payer quoi que ce soit.

À ne pas confondre : la transmission au service de santé au travail

Indépendamment du portail, l'article L4121-3-1, VI prévoit que l'employeur transmet le document unique, à chaque mise à jour, au service de prévention et de santé au travail auquel il adhère. Cette transmission ne remplace pas votre propre archive.

Gardez aussi la preuve de ces envois (courriel, accusé de dépôt sur l'espace de votre service) avec la version transmise : elle montre que chaque mise à jour a bien été communiquée.

Archiver proprement : la méthode

1. Numérotez et datez chaque version en première page (par exemple « Version 3 du 15/01/2027 »).
2. Tenez un tableau de suivi : date, motif de la mise à jour (annuelle, accident, nouvelle machine…), personnes associées.
3. Figez chaque version : un PDF daté ou un exemplaire papier signé, rangé à part du fichier de travail.
4. Doublez l'archive : par exemple un classeur papier et un dossier numérique sauvegardé hors de l'ordinateur du bureau.
5. Prévoyez la suite : en cas de cession ou de fermeture, notez qui garde l'archive. Les textes lus ne règlent pas ce cas en détail : posez la question à votre expert-comptable ou à votre conseil.

Un document prêt à archiver

Notre document unique pré-rempli porte un cartouche de version et une page de suivi des mises à jour : chaque nouvelle version se date et se range sans effort. Il est disponible par métier, par exemple pour un garage automobile ou une entreprise de nettoyage. Un modèle n'est pas un conseil juridique : il reste à relire et adapter à votre établissement.

Accès immédiat : en payant, vous demandez l'exécution immédiate et renoncez à votre droit de rétractation (art. L221-28 13° du Code de la consommation).

Questions fréquentes

Combien de temps garder un document unique ?

40 ans à compter de son élaboration, pour le document comme pour chacune de ses versions antérieures (article R4121-4 du Code du travail).

Dois-je déposer mon document unique en ligne ?

La loi prévoit un dépôt sur un portail numérique, mais l'article R4121-4 en vigueur organise toujours la conservation par l'employeur en attendant ce dépôt, et la fiche officielle vérifiée le 22/07/2026 ne mentionne aucun portail. Vous conservez donc vous-même toutes les versions.

Le format numérique suffit-il ?

Oui. L'article R4121-4 autorise la conservation sur papier ou sous forme dématérialisée. L'essentiel est de garder chaque version datée et de pouvoir la présenter.

Un ancien salarié peut-il demander à le consulter ?

Oui, pour les versions en vigueur pendant sa période d'activité dans l'entreprise (articles L4121-3-1 et R4121-4).

Sources officielles

• Article L4121-3-1 du Code du travail (version en vigueur depuis le 31/03/2022) — Légifrance
• Article R4121-4 du Code du travail — Légifrance
• Document unique d'évaluation des risques professionnels : quelles obligations ? — INRS, focus juridique (04/10/2024)
• Qu'est-ce que le DUERP ? — Entreprendre Service Public, fiche F35360 (vérifiée le 22/07/2026)

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